Mapeo de proveedores

El Business Impact Analysis (BIA) es una herramienta clave para determinar la criticidad de un proveedor en tanto que, al identificar y evaluar los servicios y procesos críticos de negocio, podemos estimar cómo afectaría a la organización la interrupción de un tercero.

Una vez hayamos identificado dichos servicios y procesos críticos, debemos mapear quién, cómo y cuándo actúa el proveedor con la finalidad de crear una visión clara de cómo este contribuye dentro de la organización, cómo están conectados con las funciones de negocio, y qué riesgos y dependencias existen.

El resultado del cruce necesitará de una clasificación en varios niveles en función de la madurez y necesidad de la entidad, pues por mucho que el relejo de una norma o marco sea un estándar, cada organización es un mundo y, por ende, estas deberán adaptar y prever los esfuerzos e inversión antes de decantarse por una graduación u otra. En cualquier caso, y a modo de ejemplo, podemos clasificarlos en:

Alta criticidad: Los proveedores cuyo fallo o interrupción afectaría gravemente los procesos críticos del negocio, con consecuencias financieras, reputacionales o legales significativas. Su sustitución es difícil o lleva mucho tiempo.
Criticidad media: Proveedores importantes, pero cuya interrupción puede gestionarse en el corto plazo sin afectar gravemente la operación. Existen alternativas viables, pero la transición puede ser algo compleja.
Baja criticidad: Proveedores que no afectan de manera significativa los procesos críticos del negocio. Su interrupción tiene un impacto mínimo y son fácilmente reemplazables.

Siendo este el contexto, en el artículo de hoy nos centramos en el mapeo de proveedores, para lo cual necesitamos:

1. Identificar a los proveedores

El primer paso para mapear a los proveedores es crear una lista exhaustiva de todos los proveedores que la organización utiliza. Esto incluye:

Proveedores directos: Proveedores que tienen una relación contractual directa con tu empresa.
Subcontratistas o proveedores indirectos: Empresas que trabajan para los proveedores principales y que podrían tener un impacto en la calidad del servicio o producto final.

Esta lista puede extraerse de los sistemas de compras, contratos o ERP.

2. Clasificación de los proveedores

Después de tener la lista de proveedores, debemos agruparlos bajo algún criterio, como puede ser:

2.1. Área o departamento afectado

Proveedores de TI: Empresas que proporcionan infraestructura tecnológica, software, servicios en la nube, ciberseguridad, etc.
Proveedores de servicios financieros: Bancos, aseguradoras, procesadores de pagos.
Proveedores de logística: Empresas de transporte, almacenamiento y distribución.
Proveedores de recursos humanos: Servicios de personal, nómina y beneficios.
Proveedores de materias primas o insumos: Proveedores de los materiales necesarios para la fabricación de productos.

2.2. Tipo de relación

Relación estratégica: Proveedores que son socios clave en la estrategia de la empresa. Estos proveedores suelen participar en decisiones de largo plazo y colaboran en la innovación y el crecimiento conjunto, como los proveedores de tecnología o socios de desarrollo.
Relación táctica: Proveedores que proporcionan bienes o servicios importantes, pero cuya relación es más operativa, es decir, que aunque son críticos para las operaciones diarias, la relación se basa principalmente en la eficiencia y el cumplimiento de plazos.
Relación transaccional: Proveedores que ofrecen servicios o productos puntuales con poca interacción más allá de la transacción comercial.

2.3. Dependencia

Alta interdependencia: Ambos dependen significativamente del éxito del otro. Si uno falla, el impacto es considerable para ambos, como proveedores de componentes exclusivos o tecnología patentada.
Dependencia del proveedor: La empresa depende más del proveedor, de forma que, si el proveedor falla, la organización sufre un impacto grave, pero el proveedor tiene otros clientes.
Dependencia de la empresa: El proveedor depende más de la organización, lo que puede generar una ventaja de negociación para la empresa.

2.4. Naturaleza del producto o servicio

Proveedores de productos críticos: Suministran materias primas o componentes esenciales que son difíciles de reemplazar y son clave para la producción de bienes o servicios.
Proveedores de productos comoditizados: Suministran bienes fácilmente intercambiables o disponibles en el mercado sin problemas de suministro.
Proveedores de servicios especializados: Ofrecen servicios altamente técnicos o especializados que son difíciles de encontrar.
Proveedores de servicios genéricos: Ofrecen servicios que no requieren un alto grado de especialización y son fácilmente reemplazables.

2.5. Localización geográfica

La ubicación geográfica del proveedor puede influir en la criticidad, el tiempo de respuesta y los riesgos asociados, especialmente en relación con la logística o las regulaciones locales:

Proveedores locales: Aquellos que están dentro de la misma región o país que la empresa.
Proveedores internacionales: Aquellos ubicados en diferentes países o continentes.
Proveedores en zonas de riesgo: Aquellos ubicados en áreas con alta inestabilidad política, económica o climática, lo que puede poner en peligro la continuidad del servicio.

2.6. Riesgo asociado

Riesgo financiero: Proveedores cuya situación financiera es inestable, lo que aumenta el riesgo de fallas en el suministro.
Riesgo operativo: Proveedores que tienen un historial de fallos en la entrega, problemas en la cadena de suministro, o cuyas operaciones están expuestas a interrupciones.
Riesgo de ciberseguridad: Proveedores que manejan datos sensibles o tienen acceso a los sistemas críticos de la empresa.
Riesgo normativo: Proveedores que operan en entornos altamente regulados (como los de salud o servicios financieros), lo que puede poner en riesgo el cumplimiento de normativas si no cumplen con ciertos estándares.

2.7. Clasificación por Volumen de Contrato o Gasto

Proveedores clave: Aquellos que representan una parte significativa del presupuesto de compras. La empresa depende mucho de ellos y suelen tener contratos a largo plazo.
Proveedores menores: Proveedores que representan un porcentaje menor del gasto global de la empresa. Aunque puedan ser importantes, su reemplazo es más fácil desde una perspectiva financiera.

8. Acceso a información sensible

Este criterio se refiere al nivel de acceso que tienen los proveedores a la información confidencial o sensible de la empresa:

Proveedores con acceso a información crítica: Aquellos que manejan o tienen acceso a datos sensibles, como información financiera, datos personales de clientes o propiedad intelectual. Su gestión requiere altos niveles de seguridad y cumplimiento normativo.
Proveedores sin acceso a información sensible: Proveedores que no tienen acceso directo a la información confidencial de la empresa. Son más fáciles de gestionar desde una perspectiva de ciberseguridad.

2.9. Disponibilidad de alternativas

Proveedores únicos o exclusivos: Aquellos que ofrecen productos o servicios sin alternativas viables en el mercado.
Proveedores con alternativas: Proveedores que pueden ser reemplazados fácilmente por otros en el mercado, sin interrumpir de manera significativa la operación de la empresa.

3. Vincular a los proveedores con los procesos críticos de negocio

Ejemplos de esto lo obtenemos, por ejemplo, en el caso de proveedores de materias primas, que están vinculadas al proceso de producción, o la ciberseguridad, ligada a la protección de datos y cumplimiento normativo.

4. Evaluar la dependencia y el impacto de cada proveedor

Una vez que los proveedores están mapeados con los procesos, se debe evaluar la dependencia que tiene la organización de cada uno y el impacto que tendría su interrupción. Algunos criterios clave para evaluar la dependencia incluyen:

Nivel de dependencia operativa: ¿Qué tan fundamental es el proveedor para la operación del proceso? ¿podrías reemplazar al proveedor fácilmente en caso de fallo o interrupción?
Impacto de la interrupción: ¿Cuál sería el impacto si el proveedor falla? ¿se afectaría la producción, la capacidad de atender a los clientes o el cumplimiento regulatorio?

En este caso, habría que definir una matriz de impacto:

Alto impacto: La interrupción del proveedor afectaría severamente las operaciones, la continuidad del negocio o el cumplimiento normativo.
Impacto moderado: La interrupción generaría problemas, pero la organización podría mantener las operaciones durante un corto período de tiempo con soluciones alternativas.
Bajo impacto: La interrupción tendría un efecto mínimo en las operaciones diarias y es fácilmente reemplazable.

5. Mapear riesgos asociados a cada proveedor

Después de vincular a los proveedores con los procesos y evaluar la dependencia, el siguiente paso es mapear los riesgos asociados a cada proveedor, que pueden incluir:

Riesgos de ciberseguridad: ¿El proveedor tiene acceso a datos sensibles o sistemas críticos? ¿cuáles son sus prácticas de seguridad? ¿existen antecedentes de violaciones de datos o fallos de seguridad?
Riesgos financieros: ¿Cuál es la estabilidad financiera del proveedor? ¿podría enfrentar problemas financieros que afecten la entrega de sus servicios?
Riesgos operativos: ¿Existen problemas en la cadena de suministro que podrían afectar la capacidad del proveedor para entregar productos o servicios a tiempo? ¿Qué tan confiables son sus procesos?
Riesgos de cumplimiento: ¿El proveedor está cumpliendo con las normativas y regulaciones relevantes? ¿tiene certificaciones de seguridad?

Estos riesgos se pueden clasificar de acuerdo con su severidad (alta, media o baja) para definir prioridades en la gestión de proveedores.

6. Evaluar los niveles de control y monitorización necesarios

Una vez que los riesgos han sido mapeados, es importante definir qué tipo de control y monitorización se debe implementar para cada proveedor. Siguiendo el ejemplo de los grados de criticidad, podemos establecer los siguientes controles:

Controles para proveedores de alta criticidad:

Monitorización continua: Implementación de herramientas para monitorizár el rendimiento y la seguridad del proveedor en tiempo real.
Auditorías regulares: Revisiones periódicas de los procesos del proveedor, visitas in situ y análisis de sus controles de seguridad.
Evaluación de continuidad del negocio: Verificación de los planes de recuperación ante desastres y continuidad del negocio del proveedor.

Controles para proveedores de criticidad media:

Evaluaciones anuales de riesgos: Revisiones menos frecuentes pero regulares para verificar el cumplimiento con los acuerdos de nivel de servicio (SLA) y los controles de seguridad.
Auditorías selectivas: Realización de auditorías periódicas en áreas específicas como la seguridad de los datos.

Controles para proveedores de baja criticidad:

Monitorizácion básica: Seguimiento ocasional del cumplimiento de las políticas y controles básicos de seguridad.
Revisión contractual: Verificación de que los acuerdos legales estén en línea con los objetivos mínimos de seguridad y continuidad.

7. Visualizar el mapeo de proveedores

Una vez recopilada toda la información, es útil representar gráficamente el mapeo de proveedores para tener una visión clara y rápida de cómo están conectados con los procesos y riesgos de la organización.

8. Revisar y actualizar el mapeo regularmente

El mapeo de proveedores no es un ejercicio estático, ya que la relación con los proveedores y los riesgos asociados pueden cambiar con el tiempo, por lo que se debe revisar y actualizar el mapeo de forma regular, especialmente cuando:

Hay cambios en la estrategia o operaciones de la empresa.
Se introducen nuevos proveedores o se eliminan otros.
Los riesgos o las circunstancias del proveedor cambian

En conclusión, el mapeo de proveedores es una estrategia clave para gestionar el riesgo de manera eficaz y asegurar que los procesos críticos de la organización estén respaldados por proveedores confiables.